Gestión de la Información en Mantenimiento

¿Alguna vez te has preguntado cómo organizar toda la información que genera el departamento de mantenimiento? Es crucial entender la diferencia entre datos e información.

Los datos son simplemente números y anotaciones sobre aspectos de mantenimiento que se generan diariamente. Por ejemplo, un listado de todas las paradas registradas en los equipos. La información, en cambio, son datos ordenados de manera que permiten tomar decisiones. Por ejemplo, un listado de los equipos que más han parado o aquellos cuya parada está costando más dinero a la empresa.

El sistema de información es el elemento que conecta ambos, convirtiendo los datos en información valiosa. Cuando presentamos los datos de forma que nos permiten decidir en qué equipos intervenir o programar reparaciones para aumentar la disponibilidad de la planta, los estamos transformando en información útil.

💡 Si una información no te ayuda a tomar decisiones, no es verdaderamente información, sino solo otra forma de presentar datos.

El departamento de mantenimiento genera abundantes datos que deben tratarse y ordenarse adecuadamente. Los sistemas informáticos pueden automatizar ciertos cálculos y ordenar datos, pero no son la solución definitiva. A veces incluso pueden convertirse en un lastre burocrático que empeora los resultados en vez de mejorarlos.

Órdenes de Trabajo (O.T.)

Las órdenes de trabajo son documentos esenciales en tu día a día como técnico de mantenimiento. Son la forma en que el mando informa al operario sobre la tarea que debe realizar.

Una O.T. debe contener como mínimo:

• Número correlativo único
• Equipo o instalación donde intervenir
• Descripción del trabajo o problema
• Herramientas y materiales necesarios
• Riesgos y precauciones de seguridad
• Prioridad del trabajo
• Fecha y hora de emisión

Es fundamental establecer quién puede generar una orden de trabajo, quién autoriza su realización y cómo se determina cuándo y quién debe ejecutarla. El diagrama de flujo de una O.T. define claramente las responsabilidades de cada persona involucrada.

Debes distinguir entre dos tipos de órdenes:

Órdenes correctivas: Comunican una intervención para corregir un problema detectado. Tienen tres zonas diferenciadas:

1. Zona que completa el solicitante (número, nombre, fecha, síntomas, prioridad)
2. Zona del organizador de mantenimiento (análisis de riesgos, precauciones, materiales)
3. Zona del ejecutante (fechas de inicio y fin, personas, repuestos, descripción del trabajo)

💡 En plantas donde la seguridad es crítica, el análisis de riesgos se gestiona mediante un documento separado llamado "Permiso de Trabajo".

En algunas empresas, estas partes constituyen documentos diferentes para facilitar su gestión.

Flujo de Trabajo de una O.T.

El diagrama que vemos en la página representa el flujo completo de una orden de trabajo desde su generación hasta su cierre. Este proceso es fundamental para entender cómo se gestionan las intervenciones de mantenimiento.

Todo comienza con la generación de la O.T., que puede ser creada por personal de mantenimiento o de producción. En este punto, se evalúa si hay personal disponible y si la ejecución debe ser inmediata.

Las órdenes se clasifican según su urgencia:

• Urgencia 0: Ejecución inmediata
• Urgencia 1: Prioritaria
• Urgencia 2: Normal
• Urgencia 3: No urgente
• Urgencia 4: Parada unidad
• Urgencia 5: Llamada a retén (cuando no hay personal en planta)

Después de la generación, la orden sigue un camino establecido:

1. Aprobación por el jefe de mantenimiento
2. Planificación por el encargado
3. Preparación por el preparador
4. Obtención de piezas/materiales
5. Ejecución por el operario
6. Entrega a planta
7. Supervisión e informe final

Este flujo asegura que cada intervención esté controlada, documentada y realizada correctamente. Además, permite identificar posibles cuellos de botella en el proceso de mantenimiento.

💡 Un flujo bien definido de órdenes de trabajo es clave para el éxito del departamento de mantenimiento. Asegúrate de que todos los involucrados lo conocen y respetan.

Órdenes de Trabajo Correctivas en Detalle

Las órdenes de trabajo correctivas son fundamentales para documentar las intervenciones no programadas. Veamos en detalle qué información debe contener cada sección.

En la parte del solicitante debes incluir:

• Número de orden
• Tu nombre como solicitante
• Fecha y hora exacta (esto permitirá calcular tiempos de respuesta)
• Síntomas detallados del equipo (cuanta más información proporciones, menos tiempo necesitará el técnico para diagnosticar)
• Nivel de prioridad (permite organizar mejor el trabajo)

En la parte del organizador se debe especificar:

• Análisis de riesgos detallado
• Precauciones de seguridad específicas
• Equipo de protección individual necesario
• Materiales y herramientas requeridos
• Programación de la intervención (fecha y hora)

En la parte del ejecutante es necesario registrar:

• Fecha y hora de inicio de la intervención
• Personal que ha participado
• Fecha y hora de finalización
• Repuestos consumidos
• Descripción detallada del trabajo realizado
• Estado final de la O.T. (finalizada, finalizada provisionalmente, no finalizada)
• Observaciones y sugerencias

Este sistema de tres zonas permite tener una trazabilidad completa de cada intervención y asegura que toda la información relevante quede documentada.

💡 Los buenos técnicos saben que documentar bien una intervención es tan importante como realizarla correctamente. Esta información será valiosa para futuras intervenciones.

Órdenes de Trabajo Preventivas

Las órdenes de trabajo preventivas, también llamadas Gamas de Mantenimiento, son diferentes a las correctivas porque describen trabajos que ya conocemos con precisión y que generalmente se han realizado muchas veces antes.

Una gama de mantenimiento debe incluir:

• Código único de la gama
• Periodicidad (diaria, semanal, mensual, etc.)
• Fecha programada de realización
• Tiempo estimado (esto permite planificar mejor los recursos)
• Fechas de inicio y finalización
• Personal asignado
• Análisis de riesgos y equipos de protección
• Lista de herramientas y materiales necesarios
• Lista detallada de tareas (el punto más importante)
• Valores de referencia para mediciones
• Espacio para resultados $generalmente de forma simple: OK/KO, Bien/Mal$
• Campo de observaciones

A diferencia de las órdenes correctivas, las preventivas permiten una planificación mucho más exacta, ya que conocemos de antemano el alcance del trabajo.

En plantas industriales con alto riesgo, como la industria química, la seguridad es extremadamente importante. En estos casos, el análisis de riesgos puede gestionarse mediante un documento separado llamado "Permiso de Trabajo", que debe ser completado por la persona encargada de verificar que las condiciones de seguridad son adecuadas antes de comenzar la intervención.

💡 Las gamas de mantenimiento bien diseñadas son la columna vertebral de un buen sistema de mantenimiento preventivo. Invierta tiempo en crearlas adecuadamente.

Ejemplo de Orden de Trabajo Correctiva

El formato de orden de trabajo que vemos en esta página es un ejemplo perfecto de cómo debe estructurarse este documento tan importante.

Observa cómo se divide en secciones claramente diferenciadas:

Datos generales:

• Número de orden
• Equipo afectado
• Fecha de emisión
• Solicitante
• Nivel de prioridad (Urgente, Importante, A realizar el día...)

Descripción del problema:

• Síntomas observados (espacio amplio para detallar el problema)

Análisis de riesgos:

• Lista de comprobación de los posibles riesgos (ruido, golpes, partes móviles...)
• Equipos de protección requeridos (casco, protectores acústicos, gafas...)

Sección para la planificación:

• Herramientas y medios a preparar

Información de la ejecución:

• Descripción del trabajo realizado
• Estado de la orden (Finalizada, Finalizada provisionalmente, Pendiente)
• Personal que intervino
• Horas dedicadas
• Repuestos utilizados con sus cantidades y costes

Observaciones finales:

• Espacio para comentarios adicionales

Esta estructura garantiza que toda la información necesaria quede registrada correctamente, facilitando tanto la ejecución como el posterior análisis de las intervenciones.

💡 Personaliza tus formatos de órdenes de trabajo para que se adapten a las necesidades específicas de tu planta, pero manteniendo siempre estas secciones fundamentales.

Indicadores de Gestión de Mantenimiento

¿Cómo sabes si tu departamento de mantenimiento está mejorando? Los indicadores son herramientas fundamentales que transforman datos en información útil para tomar decisiones.

Al elegir indicadores, debes ser cuidadoso. El objetivo no es tener muchos datos, sino información relevante. Por ejemplo, un simple listado con la disponibilidad de 500 equipos contiene datos, no información. En cambio, si agrupas esos equipos por líneas o áreas, obtienes información valiosa para tomar decisiones.

Los indicadores más importantes son:

1. Indicadores de disponibilidad:

   • Disponibilidad total: Mide el tiempo que los equipos están disponibles para producir.
   • MTBF (Tiempo Medio Entre Fallos): Indica la frecuencia con que ocurren las averías.
   • MTTR (Tiempo Medio de Reparación): Muestra cuánto tiempo toma solucionar una avería.

2. Indicadores de gestión de órdenes de trabajo:

   • Número de órdenes generadas y completadas
   • Órdenes pendientes y sus causas
   • Cumplimiento de la planificación

3. Indicadores de costes:

   • Costes de mano de obra, materiales, subcontratos

4. Indicadores de tipo de mantenimiento:

   • Proporción entre preventivo, correctivo y emergencias

💡 No basta con conocer el valor actual de un indicador; lo realmente valioso es analizar su evolución en el tiempo y compararlo con los objetivos establecidos.

Al utilizar un sistema GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador), el cálculo de estos indicadores se vuelve mucho más rápido y sencillo, permitiéndote generar informes periódicos con mínimo esfuerzo.

Gama de Mantenimiento Preventivo: Ejemplo Práctico

El formato que vemos en esta página es un excelente ejemplo de una gama de mantenimiento preventivo para la inspección diaria de compresores.

Observa la estructura y los elementos clave que contiene:

Encabezado:

• Frecuencia: Diaria
• Código de gama: DGO.1
• Tipo de inspección: "Inspección general diaria"
• Edición y fecha (para control de versiones)
• Especialidad requerida: Mecánica
• Instalación a revisar: Compresores

Información operativa:

• Espacios para registrar el operario, fecha y tiempos
• Tiempo normal estimado en minutos
• Herramientas necesarias (termómetro infrarrojos)
• Equipo de protección obligatorio (casco, gafas, botas, protectores acústicos)

Análisis de riesgos detallado:

• Cinco puntos específicos sobre riesgos y precauciones

Lista de verificación:

• Tabla con equipos, descripciones de tareas, columna para resultados y rangos normales
• Parámetros a medir con sus valores de referencia (temperaturas, presiones, vibraciones)
• Verificaciones visuales (fugas, estado de filtros, alarmas)

Esta gama está diseñada para ser práctica y completa. El técnico puede seguirla paso a paso, asegurando que no olvida ninguna verificación importante.

💡 Las gamas bien diseñadas como ésta aseguran que el mantenimiento preventivo se realice siempre de la misma manera, independientemente de quién lo ejecute, garantizando así la calidad del trabajo.

Índices de Disponibilidad

Los índices de disponibilidad son quizás los más importantes para evaluar el desempeño del departamento de mantenimiento. Veamos cómo calcularlos y utilizarlos correctamente.

Disponibilidad Total: Es el cociente entre el tiempo que un equipo ha estado disponible para producir y el tiempo total del período:

Disponibilidad = $Horas totales - Horas parada por mantenimiento$ / Horas totales

En plantas organizadas por líneas de producción, debes calcular la disponibilidad de cada línea. En otros casos, selecciona los equipos significativos en lugar de calcular la disponibilidad de absolutamente todos los equipos (que sería laborioso y poco útil).

Disponibilidad por Averías: Similar al anterior, pero considerando solo las paradas por averías (no programadas):

Disponibilidad por avería = $Horas totales - Horas de parada por avería$ / Horas totales

MTBF (Tiempo Medio Entre Fallos): Indica la frecuencia con que ocurren las averías:

MTBF = Nº de horas totales del periodo / Nº de averías

MTTR (Tiempo Medio de Reparación): Muestra la gravedad de las averías según el tiempo que toma solucionarlas:

MTTR = Nº de horas de paro por averías / Nº de averías

Matemáticamente, se puede demostrar que: Disponibilidad por avería = $MTBF - MTTR$ / MTBF

💡 Al analizar estos índices, busca tendencias y patrones a lo largo del tiempo. Un MTBF en descenso puede indicar que los equipos se están deteriorando, mientras que un MTTR en aumento puede señalar problemas en los procedimientos de reparación.

Indicadores de Gestión de Órdenes de Trabajo

Estos indicadores te permiten evaluar la eficacia del departamento de mantenimiento en la resolución de problemas y cumplimiento de la planificación.

Número de Órdenes de Trabajo generadas: Aunque es un indicador simple, proporciona una idea de la carga de trabajo. Es más representativo en plantas que generan muchas órdenes mensualmente (más de 100).

Número de O.T. por zonas o sectores: Te ayuda a identificar áreas problemáticas dentro de la planta.

Número de O.T. completadas: En relación con las generadas, indica la capacidad de respuesta del departamento.

Número de O.T. pendientes: Es crucial distinguir las causas:

• Pendientes por falta de repuestos
• Pendientes por espera de parada del equipo
• Pendientes por otras causas

Número de O.T. de emergencia: Un indicador clave del estado de la planta. Muchas órdenes de prioridad máxima sugieren que el estado general de los equipos es deficiente.

Horas estimadas de trabajo pendiente: Más importante que el número de órdenes, pues indica la verdadera carga de trabajo pendiente.

Índice de cumplimiento de la planificación: Mide el porcentaje de órdenes completadas en la fecha programada:

Índice = (Nº Órdenes acabadas en fecha planificada) / (Nº Órdenes totales)

💡 La tendencia de estos indicadores a lo largo del tiempo es más reveladora que sus valores puntuales. Establece objetivos claros para cada uno y haz un seguimiento consistente.